Claves para el éxito de los eventos digitales

COMUNICACIÓN DIGITAL SEGURA, UNA OPORTUNIDAD 

Los eventos digitales son oportunidades únicas para conectar con nuestras audiencias de forma eficaz. La organización de un acto, ya sea sencillo o dotado de una gran complejidad, cuenta con una serie de líneas maestras que bien interpretadas, desembocan en una correcta y exitosa ejecución del mismo. Esta pandemia nos ha empujado a digitalizar todos los eventos y, por este motivo, os detallamos algunas claves para conseguir una adecuada planificación y desarrollo. 

1. Considera la importancia de la seguridad

Lo que vemos en televisión no es directo, sino diferido. Lo mismo ocurre en los eventos digitales cuando se hacen profesionalmente y con recursos técnicos. Requieren de un equipo especializado que asegure en todo momento la intimidad de los asistentes, sean diez o 20.000. Desde que comenzó la pandemia, Medialuna trabaja con un equipo especial para convertir sus conferencias de prensa, Juntas de Accionistas, mesas redondas o foros, en espacios seguros frente a cualquier intruso.

2. Planifica y realiza ensayos previos

Es uno de los aspectos fundamentales a la hora de concebir un evento y más cuando se trata de llevarlo a cabo con tecnologías premium, sea a través de Webex, Zoom u otras plataformas. Tanto los ponentes, moderadores y moderadoras, como el público precisan conocer bien los detalles y sentirse seguros a la hora de participar en chats, realizar preguntas online o, simplemente, asegurar la conexión.

Una buena planificación, hace que los siguientes pasos que demos estén mucho más afianzados y sean acordes al plan previamente elaborado. 

3. Ambiente profesional y cuidado

La imagen visual, los vídeos al comenzar o al terminar un acto, la adaptación de la estética al contexto, tipo de evento o materia es clave.. . No es lo mismo un evento institucional con eurodiputados, que un encuentro gastronómico o un espectáculo con cantantes. Los tiempos y la estética deben de tener coherencia y eso hay que construirlo con diseños y una agenda específica y preparada para la ocasión.

4. Selección  de colaboradores en el evento 

Una de las decisiones más estratégicas, será la de seleccionar cuidadosamente quiénes serán nuestros principales colaboradores a la hora de organizar el evento digital. Toca asegurar no solo la capacidad técnica en la organización, confirmación de asistentes, invitaciones, cronograma, y selección de invitados, sino también los requisitos técnicos para llevarlo a cabo con la máxima confianza. El regidor, los especialistas en diseño gráfico y los realizadores son profesionales claves en esta nueva era marcada por la tecnología y los eventos a través de cualquier dispositivo, sea móvil, tableta u ordenador.

5. Innovación

Es nuestra obligación como organizadores de eventos estar permanentemente en contacto con las nuevas formas de comunicación, las tendencias en el diseño, el arte, la cultura o la tecnología. Sólo así podremos ofrecer un verdadero valor añadido a nuestras propuestas. Y es que, como dijo Alexander Graham Bell:  “Nunca vayas por el camino trazado, porque conduce a donde otros han ido ya”. Hoy, con toda la tecnología a nuestro alcance, estamos realizando las primeras juntas de accionistas digitales, encuentros con medios  de comunicación y todo tipo de actos-

6. Flexibilidad para atender cualquier incidencia

Una mentalidad flexible, es clave para poner en marcha cualquier actividad pública. Al igual que en los espacios físicos, los asistentes son seres vulnerables, expuestos a emociones, reacciones imprevistas.

7. Serenidad

Aunque la planificación haya sido la correcta, siempre estamos expuestos a ciertos imprevistos y situaciones inesperadas. Debemos ser capaces de mantenernos serenos en estos casos y tener una mentalidad lo más fría y analítica posible, ya que debemos actuar con rapidez ante situaciones difíciles y controvertidas.                 

8. Naturalidad

Enlazando con el punto anterior y en todas las ocasiones (no únicamente en las inesperadas), actuaremos con naturalidad, como si estuviéramos cerca, porque en realidad lo estamos. Dejando a un lado aspavientos, gestos forzados o carreras de última hora, trataremos de transmitir normalidad y tranquilidad. Los demás, se sentirán reconfortados con nuestra actitud.  

9. Optimismo

Esto no debe faltar nunca. Los eventos hay que afrontarlos desde una prisma positivo, pensando en que todo saldrá bien si ha habido una correcta planificación. 

10. Adaptación 

Debemos de aprender a trabajar en entornos muy distintos: la presentación de un libro o un congreso, son escenarios que requieren un determinado tipo de estética y visuales concretos. El mundo digital nos trae proximidad y, también, la oportunidad de transmitir una imagen adaptada a los valores y esencia de cada marca.

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