DIEZ CLAVES PARA ORGANIZAR UN ACTO CON ÉXITO

La organización de un acto, ya sea multitudinario o reducido en audiencia, precisa de método. Existen algunas llaves maestras que pueden abrirte la puerta del éxito. Todas ellas giran en torno a dos conceptos: sensibilidad y capacidad de previsión. En Medialuna hemos organizado más de doscientos eventos institucionales de diversa índole. En los últimos años, lo hemos hecho para el Parlamento Europeo, la Comisión Europea, El Ministerio de Asuntos Exteriores y numerosas grandes y pequeñas empresas que han confiado en nosotros la organización. De nuestros clientes hemos aprendido las siguientes claves:

  • Clarifica los objetivos. Establece con claridad qué deseas conseguir con ese evento, los objetivos de comunicación y de su público. Piensa como los invitados. Contrasta a tiempo, desde el principio, las expectativas de esa audiencia. ¿Qué esperan encontrar? Mide tus posibilidades antes de proponer ideas.
  • Planifica los tiempos de cada actividad. No pretendas empezar por el tejado. Comienza por el principio. Calcula los tiempos para cada actividad; cada material, desde la cartelera, hasta los audiovisuales, los discursos, el escenario, o el regalo para los invitados. Por su puesto, considera los tiempos de las comunicaciones, el envío de las invitaciones. Una invitación a destiempo es como un reloj sin agujas.
  • Presupuesta con realismo. Las buenas ideas no siempre son las más caras. Saca todo el partido al presupuesto. Considera cada detalle, incluso los imprevistos y, desde el principio, atente a lo que hay. No actúes en función de lo que te gustaría que hubiera. Contrasta cada partida hasta conseguir la mejor relación calidad-precio.
  • Encuentra el lugar  adecuado. Una cena de gala, la presentación de un libro o un congreso, son actos que congregan a públicos especiales. El lugar es determinante. Asegúrate de que has encontrado el apropiado para la celebración de ese evento concreto y, sobre todo, para lograr la comunicación de las audiencias que acuden.
  • Implica a tus proveedores. Selecciona cuidadosamente a tus principales proveedores y consigue que sean tus principales aliados. Implícales en el todo, no solo en la parte encomendada. Organiza reuniones conjuntas en las que cada cual conozca la importancia de cada parte. Es un trabajo en equipo. Un solo fallo puede desencadenar el fracaso de todos.
  • Innova en los detalles. Absorbe las tendencias en diseño, arte, cultura o tecnología e intenta innovar en su propuesta. Sigue el consejo de Alexander Graham Bell, “nunca vayas por el camino trazado porque conduce a donde otros han ido ya”. Recuerda que el factor sorpresa, a veces presente en los pequeños detalles, forma parte de la esencia de tu evento.
  • Sé flexible a los imprevistos. Sé sensible a la necesidad de un cambio, a lo imprevisible. Mantén una actitud flexible para realizar cambios bruscos en períodos cortos de tiempo si fuera preciso. Por ejemplo, considera la necesidad de un cambio de fecha, de localización o de personajes. En los eventos, hay que estar preparado para todo.
  • Mantén la serenidad. Mantén la calma ante posibles imprevistos o situaciones inesperadas. La serenidad ayuda a tomar decisiones correctas e incluso a actuar con mayor rapidez, ante situaciones difíciles y controvertidas.                
  • Recibe a los invitados con naturalidad. Actúa con naturalidad. Transmite tranquilidad, aunque el acto en sí le produzca nerviosismo o tensión. Todos observan a los organizadores para sentirse reconfortados, especialmente en los minutos previos y durante la apertura.
  • Sonríe siempre que sea preciso. Los eventos suelen estar relacionados con situaciones positivas, celebraciones, aniversarios, momentos decisivos de una empresa o una institución. No puede faltar la sonrisa amable de aquellos que están al frente de su organización. La sonrisa genera confianza.

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